Aprendeu como fazer cópias de planilhas rapidamente no podcast de 1981.
Você já ouviu falar da regra dos 15 minutos do gerente, certo? Sempre que seu gerente lhe pede algo, ele volta 15 minutos depois e pede uma reviravolta que ele não especificou na primeira vez. Agora que você pode criar cópias de planilhas realmente rapidamente, há mais chance de você ter que fazer alterações em todas as 12 planilhas em vez de em apenas uma, quando seu gerente voltar.
Vou mostrar a você uma ferramenta incrivelmente poderosa, mas incrivelmente perigosa, chamada modo de Grupo.
Neste ponto, você tem 12 planilhas que são quase idênticas. Você precisa adicionar totais a todas as 12 planilhas. Para entrar no modo Grupo, clique com o botão direito na guia Janeiro e escolha Selecionar Todas as Folhas.
O nome da pasta de trabalho na barra de título agora indica que você está no modo Grupo.
Qualquer coisa que você fizer na planilha de janeiro acontecerá agora com todas as planilhas da planilha.
Por que isso é perigoso? Porque se você se distrair e esquecer que está no modo de grupo, pode começar a inserir os dados de janeiro e sobrescrever os dados nas outras 11 planilhas!
Quando terminar de adicionar os totais, não se esqueça de clicar com o botão direito em uma guia da folha e escolher Desagrupar Folhas.
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- Aprendi como fazer cópias de planilhas rapidamente no podcast de 1981
- A regra de 15 minutos do gerente diz que seu gerente mudará de ideia 15 minutos após uma solicitação
- Selecione folha de janeiro. Clique com a tecla Shift pressionada na folha de dezembro para iniciar o modo de grupo
- Qualquer mudança em Jan está acontecendo em todas as folhas do grupo
- Fácil de esquecer que você está no modo de grupo
- Sempre que estou no modo de grupo, o telefone toca
- Três maneiras de sair do modo de grupo
- Selecione uma folha que não está no grupo.
- Se todas as planilhas estiverem agrupadas, selecione qualquer planilha diferente da ativa
- Clique com o botão direito na guia da planilha e escolha desagrupar as planilhas
Transcrição de vídeo
O podcast é patrocinado pelo livro: "MrExcel XL"!
Aprenda Excel com o podcast, episódio 1983 - Alterar todas as planilhas com o modo de grupo!
No episódio de 1981, mostrei como criar planilhas muito rapidamente, Lembre-se de arrastar CTRL e, enquanto construímos um relatório aqui para janeiro, podemos fazer cópias incrivelmente rápido. Mas, infelizmente agora, estamos violando uma regra de negócios da qual você pode ter ouvido falar, chamada de "Regra dos 15 minutos do gerente". Bem, na verdade, você pode não ter aprendido isso na escola de negócios, porque eu acho que inventei, e é assim: diz que se o seu gerente chega e pede para você fazer algo para uma tarefa, geralmente é cerca de 15 minutos depois, o gerente volta e diz: "Sabe, mudei de ideia, precisava fazer algo diferente." Mas você sabe, agora, o problema é porque podemos fazer planilhas tão rapidamente, que em vez de ter que fazer uma alteração, teríamos que fazer neste caso 12 alterações,Janeiro a dezembro. Vou mostrar a você um truque que é incrivelmente poderoso, mas incrivelmente, incrivelmente perigoso.
Então, começo aqui na folha de janeiro, e vou mudar o clique em dezembro. Tudo bem, e o que isso fez, você pode ver aqui em cima, agora dizemos que estamos no modo Grupo, então. Embora estejamos olhando para janeiro, todas as mudanças que fizermos estão acontecendo em todas as folhas do grupo. Então, talvez o gerente diga "Olha, preciso dos totais destacados em negrito". Então, eu faço CTRL + B lá, CTRL + B e, precisamos editar este relatório de janeiro, quero chamá-lo de "Relatório de vendas de janeiro". Então eu entro no modo de edição, e aqui em cima digo: "Relatório de vendas", na verdade vamos gritar em maiúsculas, "PARA" &, e então não preciso do "Relatório" no final, apenas SUPERIOR aí. Isso parece bom. E vamos definir isso em alguma outra cor. Talvez um belo azul profundo. Tudo bem. Então, fizemos a mudança para janeiro,mas, na verdade, fez a mesma alteração em todas as planilhas do grupo.
Tudo bem agora, o motivo disso ser tão perigoso, é que toda vez que eu entro no modo de grupo, meu telefone toca, e não é uma ligação curta, alguém com alguma coisa complicada, ou talvez até meu gerente, sabe, que dá mim, 15 minutos de coisas para fazer. E, eu voltei daquela ligação e me sentei aqui, e percebi que estou olhando o relatório de vendas de janeiro e comecei a mudar os números em janeiro. E o problema com isso é que, embora eu ache que estou trabalhando no relatório de janeiro, na verdade estou bagunçando todos os números de todos os outros relatórios do grupo! Quero dizer, vamos enfrentá-lo, é muito sutil, muito sutil, as guias da folha aqui não são tão diferentes na cor e muito pequenas lá em cima, realmente fora da sua vista, que você está no modo de grupo, então. Minha dica da vida real aqui,é uma dica que realmente não tem nada a ver com o Excel, é que já fiquei queimado com isso tantas vezes, toda vez que entro no modo de grupo, tenho um post-it na parede. Coloco aquele post-it no monitor, diz "Bill … Você está no Modo de Grupo!" Tudo bem, só porque uma vez que você foi queimado por isso, é uma coisa dolorosa, dolorosa.
Agora, a pergunta, como você sai do modo de grupo, certo? Existem algumas maneiras diferentes, se todas as planilhas não forem selecionadas, então você pode simplesmente clicar em qualquer outra planilha na pasta de trabalho, e você sairá do modo de Grupo. Mas se todas as planilhas forem selecionadas, então vou selecionar todas as planilhas, então você só tem que escolher algo que não seja a planilha ativa, então, se eu clicar em fevereiro, isso nos tirará de lá. No entanto, isso não funciona no caso de não estarmos em todas as folhas. Então, como certo, de janeiro a dezembro, se eu clicar em fevereiro, isso torna a planilha ativa. Você tem que clicar fora. Portanto, a maneira que funciona de maneira confiável o tempo todo é clicar com o botão direito em qualquer guia da planilha e escolher "Desagrupar Planilhas". Eu percebo que está fora do seu campo de visão. Mas isso funciona o tempo todo.
Apenas uma dica bônus aqui, se você não precisasse selecionar todas as planilhas, você poderia escolher janeiro, e então CTRL + clicar em março e maio e julho e setembro, e colocar no modo Grupo, assim.
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Tudo bem, resumo do episódio: você aprendeu a fazer cópias de uma folha rapidamente, no podcast de 1981, a Regra dos 15 minutos do gerente, minha criação diz: toda vez que um gerente pede algo, ele muda de ideia 15 minutos depois, mas agora nós tem que fazer alterações em 12 cópias em vez de apenas uma. Assim, você seleciona a planilha de janeiro, pressiona Shift e clica em dezembro para iniciar o modo Grupo e altera todas as planilhas do grupo. Mas é fácil se distrair e esquecer que está no modo Grupo. O telefone toca, é chamado para uma reunião de equipe, você volta e vê que está em janeiro, começa a escrever coisas. Existem três maneiras diferentes de sair do modo de grupo: Se todas as folhas não forem selecionadas, selecione a folha que não está no grupo. Se todas as planilhas estiverem agrupadas, selecione a planilha que não é a ativa. Ou de forma confiável,não importa quantas folhas são selecionadas, clique com o botão direito na guia da folha e escolha Desagrupar folhas.
Ei, muitas das ideias no livro foram crowdsourced, então Olga K enviou no modo Grupo, é uma ideia dela, então, graças a ela. E eu quero agradecer por você passar por aqui, nos vemos na próxima vez para outro netcast do!
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