Você acabou de ver como juntar dados, mas as pessoas costumam perguntar sobre o problema oposto: como analisar dados que estão todos em uma única coluna. Digamos que você queira classificar os dados na figura abaixo por CEP:
Selecione os dados em A2: A99 e escolha Dados, Texto para colunas. Como alguns nomes de cidades, como Sioux Falls, são duas palavras, você não pode quebrar os dados em cada ocorrência de um espaço. Em vez disso, você precisa usar uma vírgula para obter a cidade na coluna A e o estado e código postal na coluna B, então escolha Delimitado na etapa 1 do assistente e clique em Avançar.
Na etapa 2 do assistente, desmarque a guia e selecione Vírgula. A visualização na parte inferior da caixa de diálogo mostra a aparência de seus dados. Clique em Avançar.
Cuidado
Durante o resto do dia, depois de usar Texto em colunas, o Excel se lembrará das escolhas que você escolheu na etapa 2 do Assistente para converter texto em colunas. Se você copiar os dados do Bloco de notas e colar no Excel, eles serão divididos na vírgula. Isso costuma ser enlouquecedor porque, na maioria dos dias, os dados não são analisados na vírgula, mas no resto do dia serão. Para corrigir, feche e reabra o Excel.
A etapa 3 do assistente pede que você declare cada coluna como Geral, Texto ou Data. Não há problema em deixar as colunas definidas como Geral.
Depois de dividir o estado e o código postal na coluna B, selecione B2: B99 e novamente escolha Dados, Texto para colunas. Desta vez, como cada estado tem dois caracteres, você pode usar Largura Fixa na etapa 1 do assistente. Para preservar os zeros à esquerda no código postal, selecione a segunda coluna e escolha Texto como o tipo de dados na etapa 3 do assistente.
Dica
Muitos dados funcionarão bem com a largura fixa, mesmo que não pareça estar alinhada. Na próxima figura, as três primeiras linhas são em fonte Calibri e não parecem estar alinhadas. Mas se você alterar a fonte para Courier New, como nas linhas 4: 7, poderá ver que as colunas estão perfeitamente alinhadas.
Às vezes, você encontrará um conjunto de dados onde alguém usou Alt + Enter para colocar dados em uma nova linha dentro de uma célula. Você pode quebrar cada linha em uma nova coluna digitando Ctrl + j na caixa Outro na etapa 2 do assistente, conforme mostrado abaixo. Por que Ctrl + j? Na década de 1980, a IBM declarou Ctrl + j como um feed de linha. Ctrl + j também pode ser digitado na caixa de diálogo Localizar e Substituir.
Existem três situações especiais que Text to Columns lida facilmente:
- As datas no formato AAAAMMDD podem ser alteradas para datas reais. Na etapa 3 do assistente, clique no cabeçalho da coluna na caixa de diálogo, escolha Data e, em seguida, escolha YMD no menu suspenso.
- Se você tiver números negativos onde o sinal de menos aparece após o número, vá para a etapa 3 do assistente, clique no botão Avançado e escolha Trailing Minus for Negative Numbers.
- Os dados copiados de um Índice geralmente terão pontos líderes que se estendem do texto ao número da página, conforme mostrado abaixo. Na etapa 2 do assistente, escolha Outro, digite um ponto e marque a caixa de seleção Tratar Delimitadores Consecutivos como Um.
