Esta dica é uma extensão da dica do Excel da semana passada. Você pode usar o comando Ir para especial para selecionar as células em branco de um intervalo. Esta é uma ótima técnica do Excel para limpar dados em uma tabela dinâmica.
As tabelas dinâmicas são ferramentas maravilhosas. Mas e se sua tabela dinâmica for apenas uma etapa intermediária em suas manipulações de dados e você quiser fazer uso adicional dos dados resumidos na tabela dinâmica? Eu costumava receber regularmente 5.000 linhas de dados de um sistema de mainframe legado. Esses dados possuem colunas para produto, mês, região, status e quantidade. Eu precisava resumir os dados em uma tabela dinâmica com meses no topo, produto, região e status descendo nas linhas. As tabelas dinâmicas tornam isso muito fácil.
A partir daí, precisei pegar os dados da tabela dinâmica e importar para o Access. Como você pode ver, a tabela dinâmica padrão não é adequada para isso. O Excel usa um estilo de contorno para que cada região apareça apenas uma vez, com células em branco seguindo-o até o Subtotal da região. As células na seção de dados sem dados ficam em branco em vez de numéricas. Eu também não quero os subtotais nos dados.
A partir do Excel 97, há opções para a tabela dinâmica controlar parte desse comportamento.
Na caixa de diálogo de layout da Tabela Dinâmica, clique duas vezes no nome do campo para a região. Na seção Subtotais, clique no botão de opção "Nenhum". Isso eliminará os subtotais indesejados.
No Excel 2000, o botão de opções o levará a uma caixa de diálogo onde você pode especificar "Para células vazias, mostrar:" e preencher um zero para que você não tenha uma tabela cheia de células em branco.
Para manipular ainda mais a tabela dinâmica, você terá que fazer com que ela não seja mais uma tabela dinâmica. Se você tentar alterar células em uma tabela dinâmica, o Excel dirá que você não pode alterar parte de uma tabela dinâmica. Para mudar de uma tabela dinâmica para apenas valores, siga estas etapas:
- Mova o ponteiro da célula para fora da tabela dinâmica.
- Se a tabela dinâmica começar na linha 1, insira uma nova linha 1.
- Comece destacando na nova linha em branco 1 e arraste para baixo para selecionar a tabela dinâmica inteira.
- Pressione Ctrl + C (ou Editar - Copiar) para copiar este intervalo.
- Com a mesma área selecionada, faça Editar - Colar especial - Valores - OK para alterar a tabela dinâmica para apenas um valor estático.
Mas aqui está a verdadeira dica desta semana. Jennifer escreve
Tenho continuamente enfrentado o problema de usar a opção de tabela dinâmica para resumir resmas de dados, mas ela não preenche as linhas abaixo de cada mudança na categoria de linha. Você sabe como fazer a tabela dinâmica preencher abaixo de cada mudança de categoria ?? Tenho tido que arrastar e copiar todos os códigos para poder fazer mais tabelas dinâmicas ou classificação. Tentei alterar as opções da tabela dinâmica, mas sem sucesso.
A resposta não é fácil de aprender. Não é intuitivo. Mas, se você odeia arrastar essas células para baixo, vai adorar dedicar um tempo para aprender esse processo! Acompanhe - parece longo e demorado, mas realmente funciona. Depois de obtê-lo, você pode fazer isso em 20 segundos.
Na verdade, existem 2 ou 3 novas dicas aqui. Digamos que você tenha 2 colunas à esquerda em formato de contorno que precisam ser preenchidas. Destaque da célula A3 até a célula B999 (ou qualquer que seja sua última linha de dados).
Truque # 1. Selecionando todas as células em branco nesse intervalo.
Pressione Ctrl + G, alt = "" + S + K e pressione Enter. Hã?
Ctrl + G abre a caixa de diálogo GoTo
Alt + S escolherá o botão "Especial" da caixa de diálogo
O diálogo Goto-especial é algo incrível que poucos conhecem. Pressione "k" para escolher "espaços em branco". Pressione Enter ou clique em OK e agora você terá selecionado apenas todas as células em branco nas colunas de contorno da tabela dinâmica. Estas são todas as células que você deseja preencher.
Truque # 2. Não olhe para a tela enquanto faz isso - é muito assustador e confuso.
Pressione a tecla igual. Acerte a seta para cima. Mantenha pressionada a tecla Ctrl e pressione Enter. Atingir igual e a seta para cima diz: "Quero que esta célula seja igual à célula acima de mim." Manter a tecla Ctrl pressionada ao pressionar Enter diz: "Insira esta mesma fórmula em todas as células selecionadas, que, graças ao truque nº 1, são todas as células em branco que queríamos preencher.
Truque # 3. O que Jennifer já sabe, mas está aqui para ser completo.
Agora você precisa alterar todas essas fórmulas para valores. Selecione todas as células em A3: B999 novamente, não apenas os espaços em branco. Pressione Ctrl + C para copiar este intervalo. Pressione alt = "" + E e, em seguida, sv (entrar). para colar valores especiais nessas fórmulas.
Ta-da! Você nunca vai passar uma tarde puxando manualmente os títulos das colunas em uma tabela dinâmica novamente.
