Outro dia, eu estava conversando com Steve ao telefone quando tive a ideia dessa dica. Steve tinha uma tabela de vendas mensais no Excel. Como duas linhas de produtos haviam sido fundidas, Steve precisava adicionar todos os números de vendas do produto D aos números de vendas do produto C. Enquanto eu ouvia ao telefone, Steve fez o que todos nós fazemos: inseriu uma linha em branco do Excel, digitou uma fórmula do Excel para somar as células, depois usou colar-valores-especiais para colar o resultado sobre as figuras originais do produto C e, em seguida, excluiu o produto D antigo e a linha em branco temporária. Existe uma maneira mais rápida - usando Colar Especial Adicionar em vez de Colar Valores Especiais.
Se você trabalha com planilhas desde os tempos do Lotus 1-2-3, sabe como / Intervalo células de valor com fórmulas para alterar as entradas de fórmulas para valores. Conforme você fez a transição para o Excel, a ajuda do Excel nos ensinou a usar Editar> Colar especial> Valores para realizar a mesma coisa. Depois de reclamar sobre ter que aprender um novo método, todos nós rapidamente começamos a usar "Colar Valores Especiais" (se você é um verdadeiro louco por teclado, memorizou o atalho alt-esv) e seguimos nossas vidas.
Para quem não sabe usar Colar Valores Especiais: analise o Texto de Junção no Excel.
Aqui está a dica desta semana: Você já olhou para a caixa de diálogo Colar especial e se perguntou o que todas essas outras opções realmente fazem?
Vejamos a seção "Operação" da caixa de diálogo PasteSpecial. Com a opção "Adicionar", você pode destacar um intervalo retangular de células, usar Editar> Copiar para copiá-los para a área de transferência e, em seguida, usar Editar> Colar especial> Adicionar para adicionar esses valores a outro intervalo de células. Isso tornará a tarefa de Steve muito mais simples.
Vamos dar uma olhada no exemplo de Steve. Ele deseja adicionar os números de vendas de cada mês do Item D ao mês correspondente do Item C. Primeiro, Steve destacaria as células B4: M4 e clicaria em Editar> Copiar.
Em seguida, ele destacaria a célula B3, escolheria Editar> Colar especial e selecionar Adicionar na seção Operação da caixa de diálogo Colar especial.
Clique em OK e o Excel adicionará as células da área de transferência aos valores existentes para o Item C.
Steve agora pode excluir o item D e continuar seu caminho. Este método é mais rápido e menos sujeito a erros do que inserir uma linha, inserir a fórmula, alterar as fórmulas para valores e colar sobre as figuras originais. Não é muito mais rápido, mas tudo ajuda.
Colar especial também pode ser usado para aplicar um único valor a um intervalo de células. Por exemplo, se você tiver 1000 células negativas e precisar alterá-las para serem positivas:
- Encontre uma célula temporária e insira -1 como o valor nessa célula
- Copie a célula temporária
- Destaque sua gama de 1000 células
- Use Editar> Colar especial> Multiplicar para multiplicar todas essas 1000 células por 1 negativo.
Portanto, da próxima vez que você estiver prestes a inserir uma linha temporária para realizar um cálculo, experimente essas outras opções encontradas na caixa de diálogo Colar especial para simplificar sua vida.
