Esse episódio foi aquele em que Tracy Syrstad, Nate Oliver e eu fomos ao jogo do Toronto Blue Jays com um grande grupo de pessoas da área de Toronto do site.
No dia seguinte, Tracy, Nate e o marido de Tracy, John e eu visitamos os estúdios da TechTV:
Da esquerda para a direita, são John, Nate, Tracy e Bill
Eu queria fazer uma mala direta do Excel para o Word. No entanto, quando a pessoa me enviou os dados, eles estavam na sequência errada. Em vez de os dados cruzarem as colunas, os dados tiveram as informações descendo pelas linhas da coluna A.
Embora você pudesse consertar tudo isso manualmente, seria necessário recortar e colar muito. Esta é a tarefa perfeita para automatizar com uma macro.
Se você nunca usou macros antes, vá para Ferramentas - Macro - Segurança e altere a configuração para Médio.
O objetivo é gravar uma pequena macro que resolverá um registro. Você deseja que o ponteiro da célula esteja no nome para começar. A macro deve mover os dois campos, excluir as três linhas em branco e terminar no próximo nome. Dessa forma, você pode executar a macro indefinidamente.
- Coloque o ponteiro da célula em A1.
- Escolha Ferramentas - Macro - Gravar nova macro
- Dê um nome à macro (não são permitidos espaços). Escolha uma tecla de atalho. Como você só usará a macro para esta tarefa, algo como Ctrl + a é fácil de lembrar.
- Você verá uma pequena barra de ferramentas. Esta é a barra de ferramentas Parar gravação. Possui apenas dois botões. O primeiro botão é o botão Parar gravação.
O segundo botão é o botão Referências relativas. Se você simplesmente gravasse a macro agora, o Excel iria codificar que você sempre quisesse mover
A2 a B1 e A3 a C1. Isso funciona bem para um registro, mas você precisa da macro para funcionar para todos os registros. Ative a Gravação relativa clicando no botão Gravação relativa. É um botão de alternância, então você deseja que pareça que está pressionado.
- Tudo o que você fizer será registrado. Tente usar combinações de teclas em vez do mouse.
- Aperte a seta para baixo para mover para B2.
- Ctrl + x para cortar
- Acerte a seta para cima e para a direita para mover para A1.
- Ctrl + V para colar
- Esquerda, Esquerda, Baixo, Baixo, Ctrl + X para cortar a linha da cidade
- Cima, Cima, Direita, Direita, Ctrl + V para colar a cidade na coluna C
- Esquerda, Esquerda, Baixo para mover para a linha 2.
- Mantenha pressionada a tecla Shift enquanto pressiona, para selecionar as linhas 2, 3, 4
- Alt + edr e Enter para escolher Editar - Excluir - Linha inteira - OK
- Neste ponto, você quase terminou a macro. O problema é que você tem três células selecionadas e quer apenas o nome selecionado.
- Pressione a seta para cima e a seta para baixo para selecionar apenas o nome do segundo registro.
- Clique no botão Parar Gravação
É hora de experimentar a macro. Salve a pasta de trabalho caso algo dê errado aqui.
Digite Ctrl + a para executar a macro uma vez. Se tudo correr bem, a macro terá corrigido o próximo nome.
Se funcionou, agora você pode manter pressionado Ctrl + a até que todos os registros sejam corrigidos.
Esta pequena macro resolveu um problema da vida real. A chave para o sucesso foi usar o modo de gravação relativa!
Se você dedicar algum tempo para aprender VBA, poderá resolver esses problemas, além de problemas muito mais complicados. Confira Tracy e meu livro - VBA e Macros Microsoft Excel 2016.
