Os auditores forenses podem usar o Excel para examinar rapidamente centenas de milhares de registros para encontrar transações suspeitas. Neste segmento, daremos uma olhada em alguns desses métodos.
Caso 1:
Endereços de fornecedores vs. endereços de funcionários
Use uma função CORRESPONDÊNCIA para comparar a parte do número do endereço da rua de seus registros de funcionários com a parte do número do endereço da rua de seus fornecedores. Existe alguma chance de alguns funcionários também estarem vendendo serviços para a empresa?
- Comece com uma lista de fornecedores e uma lista de funcionários.
- Uma fórmula como
=LEFT(B2,7)isolará a parte numérica do endereço da rua e as primeiras letras do nome da rua.
- Crie uma fórmula semelhante para isolar a mesma parte dos endereços do fornecedor.
- A função MATCH procurará a parte do endereço em C2 e tentará encontrar uma correspondência nas partes do fornecedor em H2: H78. Se uma correspondência for encontrada, o resultado mostrará o número da linha relativa onde a correspondência foi encontrada. Quando nenhuma correspondência for encontrada, o # N / A será retornado.
- Quaisquer resultados na coluna CORRESPONDÊNCIA que não sejam # N / A são situações potenciais em que um funcionário também está cobrando a empresa como um fornecedor. Classifique em ordem crescente pela coluna MATCH e quaisquer registros de problemas aparecerão no topo.
Caso 2:
Swings incomuns no banco de dados do fornecedor
Uma empresa possui 5.000 fornecedores. Usaremos um gráfico de dispersão para localizar visualmente os 20 fornecedores que devem ser auditados.
- Obtenha uma lista de ID do fornecedor, contagem da fatura, valor total da fatura para este ano.
- Obtenha uma lista de ID do fornecedor, contagem da fatura e valor total da fatura do ano anterior.
- Use VLOOKUP para corresponder essas listas a cinco colunas de dados:
- Adicione novas colunas para Delta de contagem e Delta de quantidade:
- Selecione os dados em H5: G5000. Insira um gráfico de dispersão (XY). A maioria dos resultados será agrupada no meio. Você está interessado nos outliers. Comece com os vendedores na área embalada; eles enviaram menos faturas por muito mais dólares totais:
Nota
Para encontrar o fornecedor associado a um ponto, passe o mouse sobre o ponto. O Excel informará o delta de contagem e o delta de quantidade a serem encontrados no conjunto de dados original.
Caso 3:
Usando uma tabela dinâmica para detalhar
Nesse caso, examinamos as faturas e contas a receber. Por meio de várias análises de dados, descubra quais dois analistas de contas a receber estão passando as tardes de sexta-feira no bar em vez de trabalhar.
- Comecei com dois conjuntos de dados. O primeiro são os dados da fatura, fatura, data, cliente, valor.
- Os próximos dados são Fatura, Data de Recebimento, Valor Recebido, Nome do Rep. A / R
- Calcule uma coluna Dias para pagar. Esta é a Data de Recebimento - Data da Fatura. Formate o resultado como um número em vez de uma data.
- Calcule o dia da semana. Isto é
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Escolha uma célula no conjunto de dados. Use Dados - Tabela Dinâmica (Excel 97-2003) ou Inserir - Tabela Dinâmica (Excel 2007)
- A primeira tabela dinâmica tinha o tamanho dos Dias para pagar. Clique com o botão direito em um valor e escolha Group and Show Detail - Group. Agrupe por baldes de 30 dias.
- Mova Dias para pagar para a área da coluna. Coloque os clientes na área da fila. Coloque a receita na área de dados. Agora você pode ver quais clientes demoram a pagar.
- Remova Dias para pagar e coloque Dia da semana na área da coluna. Remova o cliente e coloque o representante na área da linha. Agora você pode ver os valores recebidos por dia da semana.
- Escolha uma célula na área de dados. Clique no botão Configurações do campo (na barra de ferramentas da tabela dinâmica no Excel 97-2003 ou na guia Opções no Excel 2007).
- No Excel 97-2003, clique em Mais. No Excel 2007, clique na guia Mostrar valores como. Escolha% da linha.
- Resultado: Bob e Sonia parecem processar muito menos faturas na sexta-feira do que os outros. Passe pelo escritório na sexta-feira à tarde para ver se (a) eles estão realmente trabalhando e (b) se há uma pilha de cheques não processados pendurada na gaveta da mesa até sexta-feira.
