No episódio de hoje, comparei como encontrar ou remover duplicatas. O Excel 2007 oferece novas maneiras interessantes de fazer isso. As primeiras 3 dicas funcionam em qualquer versão do Excel. Os últimos 2 métodos funcionam apenas no Excel 2007.
Método 1:
Use a opção única no filtro avançado
- À direita dos seus dados, copie o título da coluna onde deseja encontrar os valores exclusivos.
- Selecione uma célula em seu conjunto de dados.
- No Excel 97-2003, escolha Dados - Filtro - Filtro avançado. No Excel 2007, escolha o ícone Avançado no grupo Classificar e Filtrar da faixa de opções Dados.
- Escolha Copiar para outro local
- Na caixa Copiar para, especifique a cópia de seu título. Na Figura, esta é a célula D1
- Clique na caixa para registros exclusivos apenas
- Clique OK
O Excel fornecerá a você uma lista exclusiva de clientes na coluna D.
Método 2:
Use uma fórmula para determinar se este registro é único
A função CONT.SE pode contar quantos registros acima do registro atual correspondem ao registro atual. O truque para fazer isso funcionar é usar um único cifrão na referência. Se você estiver inserindo uma fórmula em C2 e fizer referência a A $ 1: A1, isso significa, "Comece da referência absoluta de A1 e desça até o registro acima do registro atual". Ao copiar esta fórmula, o primeiro A $ 1 permanecerá o mesmo. O segundo A1 mudará. Na linha 17, a fórmula em C2 vai ler-se: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Depois de inserir a fórmula em C2 e copiá-la para todas as linhas, você deve copiar C2: C15 e usar Editar - Colar Valores Especiais para converter as fórmulas em valores. Agora você pode classificar em ordem decrescente pela coluna C e os valores exclusivos estarão no topo da lista.
Método 3:
Use uma tabela dinâmica para obter clientes únicos
Uma tabela dinâmica é ótima para encontrar valores únicos. Esta é a maneira mais rápida no Excel 2000-2003.
- Selecione uma célula em seu conjunto de dados.
- Escolha Dados - Tabela dinâmica e Relatório de gráfico dinâmico.
- Clique em Concluir.
- Na Lista de Campos da Tabela Dinâmica, clique no Campo do Cliente. Clique no botão Adicionar a.
O Excel mostrará uma lista exclusiva de clientes.
Método 4:
Novo no Excel 2007 - Use a formatação condicional para marcar duplicatas
O Excel 2007 oferece novos métodos para localizar duplicatas. Selecione a gama de clientes. Na faixa de opções inicial, escolha Formatação condicional - Regras de realce das células - Valores duplicados e clique em OK.
Se um nome for encontrado duas vezes, o Excel destacará ambas as ocorrências do nome. Em seguida, você deseja classificar todas as células destacadas no topo.
- Clique em qualquer campo na coluna do cliente. Clique no botão AZ na faixa de opções de dados.
- Encontre uma célula com destaque em vermelho. Clique com o botão direito na célula. Escolha Classificar - Colocar a cor da célula selecionada no topo.
Método 5:
Novo no Excel 2007 - Use o ícone Remover Duplicatas
Atenção!
Este método é altamente destrutivo! Faça uma cópia do seu conjunto de dados antes de fazer isso!
- Copie seu intervalo de dados para uma seção em branco da planilha
- Selecione uma célula em seu conjunto de dados.
- Na faixa de opções de dados, escolha Remove Duplicates.
- A caixa de diálogo Remover duplicados fornecerá uma lista de colunas. Escolha as colunas que devem ser consideradas. Por exemplo, se você precisar remover registros em que o cliente e a fatura são idênticos, marque a caixa de ambos os campos.
Nesse caso, você está tentando obter uma lista exclusiva de clientes, portanto, escolha apenas o campo Cliente.
- Clique OK.
O Excel excluirá registros do seu conjunto de dados. Ele informará que n duplicatas foram removidas e nn registros permanecem.
Como você pode ver, existem muitos métodos para lidar com duplicatas. O Excel 2007 adiciona duas novas ferramentas ao seu arsenal.
Em minha experiência, os auditores estão freqüentemente tentando localizar duplicatas para detectar se um relatório foi exagerado. Quando escrevi Excel para Auditores , abordei o Excel 2003 e o Excel 2007.
