Fórmula genérica
=IF(A1="See full list",long_list,short_list)
Resumo
Para permitir que um usuário alterne entre duas ou mais listas, você pode usar a função IF para testar um valor e retornar condicionalmente uma lista de valores com base no resultado. No exemplo mostrado, a validação de dados aplicada a C4 é:
=IF(C4="See full list",long_list,short_list)
Isso permite que um usuário selecione uma cidade em uma pequena lista de opções por padrão, mas também fornece uma maneira fácil de visualizar e selecionar uma cidade em uma lista mais longa de cidades.
Nota: Eu encontrei esta fórmula e abordagem no excelente site Chandoo.
Explicação
As regras de validação de dados são acionadas quando um usuário adiciona ou altera um valor de célula. Essa fórmula aproveita esse comportamento para fornecer uma maneira inteligente para o usuário alternar entre uma lista curta de cidades e uma lista mais longa de cidades.
Nesta fórmula, a função IF é configurada para testar o valor na célula C4. Quando C4 está vazio ou contém qualquer valor exceto "Ver lista completa", o usuário vê uma pequena lista de cidades, fornecida no intervalo nomeado short_list (E6: E13):
Se o valor em C4 for "Ver lista completa", o usuário verá a longa lista de cidades, fornecida no intervalo nomeado long_list (G6: G35):
Os intervalos nomeados usados na fórmula não são obrigatórios, mas tornam a fórmula muito mais fácil de ler e entender. Se você é novo em intervalos nomeados, esta página oferece uma boa visão geral.
Listas suspensas dependentes
Expandindo o exemplo acima, você pode criar várias listas suspensas dependentes. Por exemplo, um usuário seleciona um tipo de item de "fruta" e, em seguida, vê uma lista de frutas a serem selecionadas. Se primeiro selecionarem "vegetais", verão uma lista de vegetais. Clique na imagem abaixo para obter instruções e exemplos:
