Alguém das reservas do exército dos EUA perguntou:
Tenho uma planilha simples com datas de vencimento. Existe uma maneira de fazer com que as datas de vencimento fiquem verdes quando faltarem 10 dias e, em seguida, vermelhas quando faltarem 5 dias?
Esta é uma tarefa fácil usando a Formatação Condicional. Este recurso foi introduzido no Excel 95. Ele permite que você especifique até três condições e altere automaticamente a formatação da célula com base nessas condições. Você pode mudar a fonte, deixar a fonte em negrito, mudar a cor, a cor do fundo. Se você tem células que deseja monitorar para ver se elas deixam uma certa tolerância, a formatação condicional é uma ótima ferramenta a ser usada.
O melhor método é configurar o formato condicional para a primeira célula da coluna de datas e, em seguida, copiar esse formato para todas as outras células do intervalo.
Digamos que seu intervalo de datas esteja em E2: 200. Você selecionaria a célula E2 e seguiria estas etapas: (role um pouco para baixo para ver a imagem enquanto lê …)
- No menu, escolha Formatar - Formatação condicional …
- À esquerda da caixa de diálogo Formatação condicional, há um menu suspenso que diz "O valor da célula é". Clique nesse DropDown e altere o valor para "Formula Is". Isso mudará o lado direito da caixa de diálogo para um campo longo.
- Nesse campo, insira esta fórmula:
=(E2-TODAY())<6(Observe se sua primeira data não estiver em E2, altere E2 para a célula em que você está) - Clique no botão Formatar próximo à parte inferior da caixa de diálogo de formatação condicional.
- No meio da guia Fonte, há uma lista suspensa de cores. Escolha o vermelho. Ou - escolha amarelo e na guia de padrões, vermelho. Isso os fará realmente se destacar. Clique em OK para retornar à caixa de diálogo Formatação condicional.
As etapas acima farão com que as datas de vencimento dentro de 5 dias a partir de hoje fiquem vermelhas. Enquanto você ainda está na caixa de diálogo de formatação condicional, siga estas etapas:
- Clique no botão Adicionar >> na parte inferior da caixa de diálogo e uma nova Condição 2 aparecerá.
- Altere "Cell Value Is" para "Formula Is"
- Insira uma fórmula
=(E2-TODAY())<11 - Clique no botão Formatar e escolha uma fonte azul e um padrão verde. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Formatar células.
- Sua caixa de diálogo de formatação condicional deve ser semelhante a esta. Clique OK.
Estamos quase lá. Depois de passar por todas essas etapas para configurar o formato condicional para a primeira célula, é fácil usar o recurso Colar especial para copiar os formatos para todo o intervalo de datas. Quando você Colar Especial - Formatos, a formatação condicional também será copiada.
- Selecione a célula à qual você adicionou a formatação condicional. Neste exemplo, é E2.
- No menu, escolha Editar - Copiar.
- Destaque todas as outras datas em seus dados - E3: E200. SE você for adicionar mais dados, fique à vontade para destacar algumas linhas extras.
- No menu, escolha Editar - Colar especial …
- Na caixa de diálogo Colar especial, escolha a quarta entrada na coluna à esquerda - Formatos.
- Clique OK.
Isso copiará a formatação condicional para todas as células que você selecionou. Observe que ele irá copiar bordas e formatos de número também, então você pode ter que reajustar suas bordas após fazer esta operação.
Notas:
- Existe um limite de 3 formatos condicionais que podem ser aplicados a qualquer célula. Incluindo a formatação padrão que se aplica às células que não atendem a nenhuma das condições, isso significa que você pode ter automaticamente até 4 formatos aplicáveis a uma célula.
- Se você precisar estender isso para mais de 4 formatos, terá que escrever uma macro em VBA. A macro será relativamente lenta, pois terá que atualizar todas as células depois que você fizer qualquer alteração na planilha. Você também pode contratar um consultor do Excel para fazer isso.
- A parte mais difícil de configurar a formatação condicional é digitar a fórmula na caixa de fórmula. Lembre-se de sempre iniciar a fórmula com um sinal de igual. Pode haver um capítulo inteiro no livro dedicado às diferentes fórmulas que podem ser digitadas nesta caixa. É possível inserir fórmulas que dependem inteiramente de outras células.
- Se você sair da entrada da fórmula e voltar mais tarde para editá-la, o Excel tem o péssimo hábito de interpretar o caractere de retrocesso como uma tentativa de apontar para células. Isso sempre mudará sua fórmula para a coisa errada. Pressione Escape para retornar à fórmula original. É útil destacar o texto incorreto com o mouse e, em seguida, digitar mais.
