Os menus suspensos de filtro estão no Excel há décadas, mas existem duas maneiras mais rápidas de filtrar. Normalmente, você seleciona uma célula em seus dados, escolhe Dados, Filtro, abre o menu suspenso em um título de coluna, desmarca Selecionar tudo e rola por uma longa lista de valores, tentando encontrar o item desejado.
Uma maneira mais rápida é clicar na caixa Pesquisar e digitar caracteres suficientes para identificar com exclusividade sua seleção. Quando os únicos itens visíveis forem (Selecionar todos os resultados da pesquisa), Adicionar seleção atual ao filtro e o cliente desejado, pressione Enter.
Mas a maneira mais rápida de filtrar veio do Microsoft Access. O Microsoft Access inventou um conceito chamado Filtro por Seleção. É simples: encontre uma célula que contenha o valor desejado e clique em Filtrar por Seleção. Os menus suspensos de filtro são ativados e os dados são filtrados para o valor selecionado. Nada poderia ser mais simples.
A partir do Excel 2007, você pode clicar com o botão direito do mouse no valor desejado na grade da planilha, escolher Filtro e, a seguir, Selecionar Por Valor de Células Selecionadas.
Adivinhem? O truque do Filtro por Seleção também está embutido no Excel, mas está oculto e mal rotulado.
Veja como você pode adicionar este recurso à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: Clique com o botão direito em qualquer lugar da Faixa de Opções e escolha Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Existem duas grandes caixas de listagem na caixa de diálogo. Acima da caixa de listagem à esquerda, abra a lista suspensa e mude de Comandos populares para Comandos que não estão na faixa de opções.
Na caixa de listagem à esquerda, role até o comando AutoFiltro e escolha-o. Isso mesmo: o ícone que faz Filtrar por seleção é denominado incorretamente como AutoFiltro.
No centro da caixa de diálogo, clique no botão Adicionar >>. O ícone AutoFiltro se move para a caixa de listagem à direita, conforme mostrado abaixo. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
Veja como usar o comando: Digamos que você queira ver todas as vendas de widgets da região oeste. Primeiro, escolha qualquer célula na coluna B que contenha West. Clique no ícone AutoFiltro na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
O Excel ativa os menus suspensos de filtro e escolhe automaticamente apenas Oeste da coluna B.
A seguir, escolha qualquer célula na coluna E que contenha Widget. Clique no ícone AutoFiltro novamente.
Você pode continuar este processo. Por exemplo, você pode escolher uma célula Utilitários na coluna Setor e clicar em AutoFiltro.
Cuidado
Seria ótimo se você pudesse selecionar várias células antes de clicar no ícone do AutoFiltro, mas isso não funciona. Se você precisa ver as vendas de widgets e gadgets, pode usar o Filtro por Seleção para obter os widgets, mas precisa usar o menu suspenso Filtro para adicionar os gadgets. Além disso: se você estiver em uma tabela Ctrl + T, não poderá usar o ícone AutoFiltro na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Você ainda pode clicar com o botão direito do mouse em uma célula, escolher Filtro, Por valor das células selecionadas.
Como pode ser que esse recurso esteja no Excel desde o Excel 2003, mas a Microsoft não o documenta? Nunca foi realmente um recurso oficial. A história é que um dos desenvolvedores adicionou o recurso para uso interno. De volta ao Excel 2003, já havia um ícone de AutoFiltro na barra de ferramentas Padrão, então ninguém se preocuparia em adicionar o ícone de AutoFiltro aparentemente redundante.
Esse recurso foi adicionado ao menu do botão direito do Excel 2007 - mas com três cliques de profundidade: Clique com o botão direito em um valor, escolha Filtrar e escolha Filtrar pelo valor da célula selecionada.
Obrigado ao Excel MVP Roger Govier por apontar que você ainda pode usar Filtrar por Valor de Células Selecionadas em uma tabela Ctrl + T.
