O poder das tabelas dinâmicas - Artigos da TechTV

Eles voltaram!!!!

É ótimo ter o programa de TV Call for Help voltando ao ar na TechTV Canadá. Estas são minhas anotações do programa de minha aparição no episódio 31

25º aniversário

2004 marca o 25º aniversário da invenção que mudou o mundo - a planilha eletrônica. Em 1978, uma planilha consistia em papel-livro verde, uma lapiseira e uma borracha.

Na figura acima, se você descobriu que um número estava errado, você teria que apagar todos os números destacados em vermelho abaixo.

Em 1979, dois caras mudaram tudo. Em 1978, um aluno do MIT chamado Dan Bricklin imaginou uma calculadora com uma bola de mouse na parte inferior. Ele achou que seria legal poder rolar para trás pelas entradas anteriores, alterar um número e ter todos os cálculos futuros atualizados. Em parceria com Bob Frankston, eles desenvolveram a primeira planilha eletrônica do mundo. Em outubro de 1979, eles lançaram um VISIble CALCulator para o Apple IIe e o chamaram de VisiCalc. Aqui está uma captura de tela do VisiCalc

Antes do VisiCalc, não havia razão convincente para comprar um computador pessoal. As empresas iriam gastar milhares de dólares para jogar MicroChess? O VisiCalc literalmente impulsionou toda a indústria de PCs, já que muitas empresas compraram um PC para executar o VisiCalc. Dan Bricklin e Bob Frankston apareceram na capa da Inc. Magazine. Esse é Bob à esquerda e Dan à direita.

Hoje, se você visitar DanBricklin.com, poderá baixar uma cópia de trabalho do VisiCalc que será executada em uma caixa DOS no Windows. Notavelmente, o programa inteiro tem apenas 28K !.

Tabelas Dinâmicas

As coisas percorreram um longo caminho em 25 anos. Hoje, o Microsoft Excel é muito poderoso. O recurso mais poderoso do Excel é a Tabela Dinâmica. Eles foram introduzidos originalmente em meados dos anos 80, quando o Lotus Improv foi lançado.

  1. Comece com dados bem formados no Excel

    Seus dados não devem ter linhas ou colunas totalmente em branco. Deve haver um título exclusivo acima de cada coluna. Você deve se certificar de que os títulos estão em uma única linha, em vez de ocupar duas ou três linhas. Meus dados de amostra são várias centenas de linhas de dados de fatura.

  2. Selecione uma única célula no conjunto de dados.

    No menu, selecione Dados> Tabela dinâmica e Relatório de gráfico dinâmico.

  3. Na etapa 1 do Assistente de tabela dinâmica, clique em Concluir para aceitar todos os padrões.

  4. Agora você terá uma nova planilha em sua pasta de trabalho. Todos os campos disponíveis em seu conjunto de dados aparecem na Lista de campos da tabela dinâmica.

  5. Digamos que seu gerente deseja um relatório de receita por região e produto. Arraste o campo de região da lista de campos e solte-o na seção Campos de linha aqui. Observe que quando o mouse está no local correto, o ponteiro do mouse muda para mostrar a barra azul na extremidade esquerda da tabela dinâmica.

  6. Em seguida, arraste o campo Produto da Lista de Campos e solte-o na seção Campos da Coluna Aqui. Na imagem a seguir, observe como a parte azul do ponteiro do mouse está no segundo retângulo a partir do topo.

  7. Em seguida, arraste o campo Receita da Lista de Campos e solte-o na seção Itens de Dados. A seção azul do ponteiro do mouse está na área principal da planilha.

  8. Seu relatório de tabela dinâmica está completo. Você resumiu muito rapidamente centenas de linhas de dados em um pequeno relatório para seu gerente.

  9. Se sua gerente for como a minha, ela verá isso e dirá que é quase perfeito. Você poderia refazê-lo com produtos diminuindo o tamanho e regiões no topo? É aqui que a tabela dinâmica é excelente.

    Você pode simplesmente arrastar os títulos de campo cinza para um novo local para alterar o relatório.

  10. Em 2 segundos, você alterou o relatório para atender à solicitação do gerente.

  11. Se o gerente quiser uma visualização diferente, arraste o campo Produto de volta para a Lista de Campos e substitua-o pelo campo de data.

Date Magic

  1. Na imagem acima, você tem um relatório por dia. Fora da planta de manufatura, poucas pessoas precisam ver os dados por dia. A maioria deseja um resumo por mês. Aqui está a maneira secreta de transformar o relatório diário em um relatório mensal. Primeiro, clique com o botão direito na guia do campo Data. Escolha Grupo e Mostrar Detalhe e depois Grupo.

  2. Na caixa de diálogo Agrupamento, escolha meses, trimestres e anos. Clique OK.

    Agora você mudou seu relatório de um relatório diário para um relatório mensal.

10 principais clientes

  1. Remova os campos de data da tabela dinâmica arrastando-os de volta para a lista de campos. Assim que o ícone mudar para um X vermelho, você pode soltar o botão do mouse para remover o campo.

  2. Arraste o campo do cliente para a tabela dinâmica para que você tenha um relatório de todos os clientes. Se você estiver produzindo um relatório para o vice-presidente, ele pode não se importar com a lista completa de clientes. Ele pode querer ver apenas os 10 ou 5 principais clientes. Para começar, clique com o botão direito no campo cinza do cliente. Escolha configurações de campo.

  3. Na caixa de diálogo Configurações de campo, clique em Avançado (como alguém poderia encontrar isso ???).

  4. No lado direito da caixa de diálogo Opções avançadas do campo da tabela dinâmica está o recurso Top 10 Autoshow. Escolha o botão de opção para Ativado. Se desejar, mude para mostrar os 5 ou 15 primeiros.

  5. Não mencionei isso no programa, mas você também pode classificar o resultado nesta caixa de diálogo. No lado esquerdo, selecione descendente e, em seguida, Soma da receita.

  6. Clique em OK para fechar esta caixa de diálogo. Clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Configurações do campo. O resultado é um relatório dos principais clientes, do maior para o menor.

Usando AutoFormatação

  1. Se você tentar formatar uma tabela dinâmica e, em seguida, dinamizá-la, sua formatação pode ser perdida. A barra de ferramentas da tabela dinâmica oferece um botão Autoformatação especial. Escolha este botão como mostrado

  2. Agora você tem 22 formatos predefinidos para seu relatório. Use a barra de rolagem para ver todos eles. Selecione um formato interessante e escolha OK.

  3. O relatório resultante é formatado e manterá a formatação mesmo depois de dinamizar para um novo relatório.

Resumo

As tabelas dinâmicas são um recurso muito poderoso do Excel. Para ler mais sobre as tabelas dinâmicas, consulte o livro eletrônico Guerilla Data Analysis.

Artigos interessantes...