Corrigindo dados do Excel usando o Flash Fill - Dicas do Excel

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Toda quarta-feira, recebo uma dica favorita do Excel, do gerente de projetos do Excel, Ash Sharma. Esta semana, Flash Fill. Introduzido no Excel 2013, o Flash Fill permitirá que você extraia caracteres de uma coluna de dados ou concatene dados de colunas sem escrever uma fórmula.

Considere o exemplo mostrado abaixo. Um código de produto possui três segmentos separados por um traço. Você deseja extrair o segmento do meio. O primeiro segmento pode ter 3 ou 4 caracteres. O segundo segmento tem sempre 2 caracteres. A fórmula para extrair o segmento médio não é ciência de foguetes, mas não é algo que um iniciante viria com: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

A fórmula mostrada em E2 é Excel intermediário

Mas com o Flash Fill, você não precisa inventar uma fórmula. Siga estas etapas simples:

Certifique-se de que haja um cabeçalho acima de A2.
Digite um título em B1.
Digite ME em B2.
Você tem uma escolha aqui. Você pode selecionar B3 e pressionar Ctrl + E para invocar o Flash Fill. Ou você pode ir para B3 e digitar a primeira letra da resposta correta: E. Se você começar a digitar em EU, o Flash Fill entrará em ação e mostrará uma coluna acinzentada de resultados. Pressione Enter para obter os resultados.

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Pessoalmente, acho que sou um pouco maníaco por controle. Quero dizer ao Flash Fill quando entrar em ação.

O efeito de cinza mostrado na figura anterior é incrível para permitir que um novato do Excel descubra que o Flash Fill existe. Ele detectará que alguém está prestes a digitar milhares de células e evitará que isso aconteça. O Flash Fill provavelmente economizou milhões de horas de produtividade de colarinho branco.

Mas existem sutilezas no Flash Fill - eu o chamo de Advanced Flash Fill - e se você entende essas sutilezas, você vai querer fazer o Flash Fill esperar até o momento certo.

Se você quiser assumir o controle e fazer com que o Flash Fill aconteça apenas quando você pressionar Ctrl + E, vá em Arquivo, Opções, Avançado e desmarque Automaticamente o Preenchimento do Flash.

Evite que o Flash Fill atue muito cedo

Aqui está um exemplo mais complexo. O código do produto na coluna I contém uma combinação de dígitos e letras maiúsculas. Você gostaria de obter apenas os dígitos ou apenas os caracteres. Existe uma fórmula para isso, mas não consigo me lembrar. Sinta-se à vontade para assistir ao Dueling Excel Video 186 para a fórmula de array ou Função VBA definida pelo usuário. Não vou assistir ao vídeo, pois posso resolver isso com flash fill.

Extrair dígitos é uma fórmula complicada

Este é um daqueles casos em que o Flash Fill não será capaz de descobrir o padrão de um exemplo. Se você digitar '0252 em J3 e, em seguida, Ctrl + E em J4, o Excel não conseguirá descobrir a resposta sempre que o número da peça começar com um dígito.

Preenchimento do Flash muito cedo e falha

Em vez disso, siga estas etapas:

Certifique-se de que haja um cabeçalho acima de I2. Adicione um título em J1 e K1. Se não houver títulos, o Flash Fill não funcionará.
É absolutamente necessário que o zero à esquerda apareça em 0252 na célula J2. Se você digitar apenas 0252, o Excel irá alterá-lo para 252. Portanto, digite um apóstrofo (') e, em seguida, 0252 em J2.
Em J3, digite '619816
Em J4, digite '0115
No J5, pressione Ctrl + E. O Flash Fill obterá corretamente apenas os dígitos

O preenchimento em Flash descobre a intenção após 3 exemplos

Cuidado

O Flash Fill examinará todas as colunas na região atual. Se você tentar extrair as letras da coluna I enquanto a coluna J estiver na região atual, o Flash Fill terá problemas. Em vez disso, siga estas etapas.

Selecione as colunas J e K. Home, Insert, Insert Sheet Rows para mover a coluna Dígitos para fora do caminho.
Em J1, digite um título.
Em J2, digite BDNQGX
No J3, pressione Ctrl + E. O Flash Fill funcionará corretamente.

Isole as colunas contendo os dados de origem

O Preenchimento Flash pode ser usado em várias colunas. No exemplo abaixo, você deseja as iniciais da coluna Z, cada uma seguida por um ponto. Em seguida, um espaço e o sobrenome da coluna AA. Você quer que tudo seja um caso adequado. Se não fosse por pessoas com nomes de dois canos, você poderia ter usado =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Mas lidar com ME Walton tornaria essa fórmula dramaticamente mais difícil. Flash Fill para o resgate.

Certifique-se de que haja títulos em Z1, AA1 e AB1.
Tipo J. Doe em AB2
Selecione a célula AB3 e pressione Ctrl + E. Preenchimento Flash entrará em ação, mas não usará ambas as iniciais nas linhas 6, 10 ou 18.

O preenchimento do Flash pode aprender com as correções
Selecione a célula AB6 e digite um novo padrão: ME Walton. Pressione Enter. Milagrosamente, o Flash Fill procurará outros com este padrão e corrigirá BB Miller e MJ White.

O preenchimento do Flash pode aprender com as correções