Muitas pessoas tentam usar o Excel como banco de dados. Embora possa funcionar como um banco de dados, algumas das tarefas que seriam muito fáceis em um programa de banco de dados são bastante complexas no Excel. Uma dessas tarefas é combinar duas listas com base em um campo comum; isso pode ser feito facilmente usando VLOOKUP do Excel. Você achará a função VLOOKUP extremamente útil, portanto, verifique um exemplo de quando e como usar esta função abaixo.
Digamos que sua agência de viagens envie a você um relatório de fim de mês com todos os lugares que seus funcionários viajaram. O relatório usa códigos de aeroporto em vez de nomes de cidades. Seria útil se você pudesse inserir facilmente o nome real da cidade em vez de apenas o código.
Na Internet, você encontra e importa uma lista com o nome da cidade para cada código de aeroporto.
Mas, como você obtém essas informações em cada registro do relatório?
- Use a função VLOOKUP. VLOOKUP significa “Pesquisa vertical”. Ele pode ser usado a qualquer momento que você tenha uma lista de dados com o campo-chave na coluna mais à esquerda.
- Comece a digitar a função
=VLOOKUP(,. Digite Ctrl + A para obter ajuda com a função. - PROCV precisa de quatro parâmetros. O primeiro é o código da cidade no relatório original. Neste exemplo, seria a célula D4
- O próximo parâmetro é o intervalo com sua tabela de pesquisa. Destaque o intervalo. Certifique-se de usar F4 para tornar o intervalo absoluto. (Uma referência absoluta tem um cifrão antes do número da coluna e do número da linha. Quando a fórmula é copiada, a referência continuará a apontar para I3: J351.
- O terceiro parâmetro informa ao Excel em qual coluna o nome da cidade se encontra. No intervalo de I3: J351, o nome da cidade está na coluna 2. Insira 2 para este parâmetro.
- O quarto parâmetro informa ao Excel se uma correspondência “fechada” está OK. Nesse caso, não é, então insira False.
- Clique em OK para completar a fórmula. Arraste a alça de preenchimento para copiar a fórmula para baixo.
- Como você inseriu fórmulas absolutas com cuidado, pode copiar a coluna E para a coluna D para obter a cidade de destino. Nesse caso, todas as partidas são do Aeroporto Internacional Pearson em Toronto.
Embora este exemplo tenha funcionado perfeitamente, quando os visualizadores usam VLOOKUP, isso geralmente significa que eles estão combinando listas que vieram de fontes diferentes. Quando as listas vêm de fontes diferentes, sempre pode haver diferenças sutis que tornam as listas difíceis de combinar. Aqui estão três exemplos do que pode dar errado e como corrigi-los.
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Uma lista tem travessões e a outra não. Use a
=SUBSTITUTE()função para remover os travessões. A primeira vez que você tentar VLOOKUP, obterá erros N / A.Para remover os travessões com uma fórmula, use a fórmula SUBSTITUTE. Use 3 argumentos. O primeiro argumento é a célula que contém o valor. O próximo argumento é o texto que você gostaria de alterar. O argumento final é o texto de substituição. Nesse caso, você deseja alterar os traços para nada, então a fórmula é
=SUBSTITUTE(A4,"-","").Você pode agrupar essa função em VLOOKUP para obter a descrição.
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Este é sutil, mas muito comum. Uma lista tem um espaço em branco à direita após a entrada. Use = TRIM () para remover os espaços em excesso. Quando você insere a fórmula inicialmente, descobre que todas as respostas são erros N / A. Você sabe com certeza que os valores estão na lista e tudo parece OK com a fórmula.
Uma coisa padrão a verificar é mover para a célula com o valor de pesquisa. Pressione F2 para colocar a célula no modo Editar. Uma vez no modo de edição, você pode ver que o cursor está localizado a um espaço de distância da letra final. Isso indica que há um espaço à direita na entrada.
Para resolver o problema, use a função TRIM.
=TRIM(D4)removerá espaços à esquerda, espaços à direita e substituirá quaisquer espaços duplos internos por um único espaço. Neste caso, TRIM funciona perfeitamente para remover o espaço à direita.=VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE)é a fórmula. -
Mencionei uma dica bônus nas notas do programa: como substituir o resultado # N / A para valores ausentes por um espaço em branco. Se seu valor de pesquisa não estiver na tabela de pesquisa, VLOOKUP retornará um erro N / A.
Esta fórmula usa a
=ISNA()função para detectar se o resultado da fórmula é um erro N / A. Se você obtiver o erro, o segundo argumento na função IF dirá ao Excel para inserir o texto que desejar.=IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE))
VLOOKUP permite que você economize tempo ao combinar listas de dados. Reserve um tempo para aprender o uso básico e você poderá realizar tarefas muito mais poderosas no Excel.
