Recentemente, tenho feito vários seminários sobre Excel Power. Quando você tem 150 contadores em uma sala para uma manhã repleta de dicas e truques do Excel, eu sempre aprendo algo novo. Alguém na platéia pode compartilhar um truque legal com o resto da sala.
No episódio de hoje, tenho uma coleção de novos truques. Na verdade, esses truques são melhores ou diferentes do método equivalente discutido no livro. Eles definitivamente estarão na próxima revisão do livro.
A propósito, eu adoraria ir à sua cidade para fazer um Seminário Power Excel. Se você pertence a um grupo profissional como o capítulo local do Instituto de Contadores Gerenciais, o Instituto de Auditores Internos, o AICPA, o SME, etc., por que não sugerir que eles me reservem para um de seus próximos dias de CPE? Envie seu assessor de programa de capítulo a esta página para obter detalhes.
Encontre a diferença entre duas datas
Eu costumo falar sobre os métodos para usar =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funções, mas há uma idade legal função esconder no Excel.
A função DATEDIF foi deixada pelo Lotus. Embora a ajuda do Excel não fale sobre essa função, é uma ótima maneira de encontrar a diferença entre duas datas.
A sintaxe é =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Aqui estão os valores válidos que você pode usar para Code.
- Y - informará o número de anos completos entre as duas datas.
- YM - informará o número de meses completos, excluindo os anos, entre as duas datas.
- MD - informará o número de dias completos, excluindo meses completos, entre as duas datas.
- M - informará o número de meses completos. Por exemplo, estou vivo há 495 meses
- D - informará o número de dias. Por exemplo, estou vivo há 15.115 dias. Este é um uso trivial, já que você pode simplesmente subtrair uma data da outra e formatar como um número para duplicar este código.
Os códigos úteis são os três primeiros códigos. No programa, demonstrei esta planilha. Fórmulas idênticas nas colunas D, E e F calculam o DATEDIF em anos, meses e dias.
A fórmula na coluna G agrupa isso para criar texto com a duração em anos, meses e dias.
Você pode combinar isso em uma única fórmula. Se a célula A2 contiver a data de adesão, use a seguinte fórmula em B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Soma de células visíveis
Adicione uma função SUM abaixo de um banco de dados e use o AutoFiltro para filtrar o banco de dados. O Excel irá irritantemente incluir as linhas ocultas na soma!
Em vez disso, siga estas etapas:
- Use Dados - Filtro - AutoFiltro para adicionar os menus suspensos do AutoFiltro.
- Escolha um filtro para um campo
- Vá para a célula em branco abaixo de uma das colunas numéricas do banco de dados.
- Clique na letra grega E (Sigma) na barra de ferramentas padrão. Em vez de inserir
=SUM(), o Excel irá inserir=SUBTOTAL()e usar os códigos para evitar que linhas ocultas sejam incluídas.
Tecla de atalho para repetir o último comando
A tecla F4 repetirá o último comando executado.
Por exemplo, selecione uma célula e clique no ícone B para tornar a célula em negrito.
Agora, selecione outra célula e pressione F4. O Excel deixará essa célula em negrito.
F4 se lembrará do último comando. Então, você pode fazer uma célula em itálico e usar F4 para fazer muitas células em itálico.
Pré-selecione o intervalo de células a ser inserido
No livro, mostro como usar Ferramentas - Opções - Editar - Mover seleção após inserir a direção - Direita para forçar o Excel a se mover para a direita quando você pressiona a tecla Enter. Isso é bom quando você precisa inserir dados em uma linha.
É particularmente útil se você estiver inserindo números no teclado numérico. O truque permite que você digite 123 Enter e vá para a próxima célula. Mantendo as mãos no teclado numérico, você pode inserir os números mais rapidamente.
Alguém sugeriu um aprimoramento dessa técnica. Pré-selecione o intervalo onde você irá inserir os dados. A vantagem é que quando você chega à última coluna e pressiona Enter, o Excel pula para o início da próxima linha.
Na imagem abaixo, pressionar Enter o moverá para a célula B6.
Ctrl + Arraste a alça de preenchimento
Eu mostrei o truque do Fill Handle muitas vezes no programa. Insira segunda-feira na A1. Se você selecionar a célula A1, haverá um ponto quadrado no canto inferior direito da célula. Este ponto é a alça de preenchimento. Clique na alça de preenchimento e arraste para baixo ou para a direita. O Excel preencherá terça, quarta, quinta, sexta, sábado, domingo. Se você arrastar mais de 7 células, o Excel iniciará novamente na segunda-feira.
Excel é muito bom. Ele pode estender todas essas séries automaticamente:
- Segunda - terça, quarta, quinta, sexta, etc.
- Jan - Fev, Mar, Abr, etc.
- Janeiro - fevereiro, março, etc.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 etc.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, etc.
- 1º período - 2º período, 3º período, 4º período, etc.
- 23 de outubro de 2006 - 24 de outubro de 2006, 25 de outubro de 2006, etc.
Como o Excel pode fazer TODAS essas séries incríveis, o que você esperaria se inserir 1 e arrastar a alça de preenchimento?
Você pode esperar que receba 1, 2, 3, …
Mas você realmente obtém 1, 1, 1, 1, 1, …
O livro fala sobre um método complicado. Digite 1 em A1. Digite 2 em A2. Selecione A1: A2. Arraste a alça de preenchimento. Há um caminho melhor.
Basta inserir 1 em A1. Ctrl + Arraste a alça de preenchimento. O Excel irá preencher 1, 2, 3. Manter a tecla Ctrl pressionada parece substituir o comportamento normal da alça de preenchimento.
Alguém em um seminário disse que gostaria de inserir uma data, arrastar a data e fazer com que o Excel mantenha a data igual. Se você mantiver pressionado Ctrl ao arrastar a alça de preenchimento, o Excel substituirá o comportamento normal (incrementando a data) e fornecerá a mesma data em todas as células.
