Converter dados multilinha em linhas - dicas do Excel

lan Z enviou o problema do Excel desta semana. Seu departamento MIS lhe dá um arquivo gerado a partir de um relatório COBOL antigo. Depois de abrir o arquivo no Excel, ele tem 2.500 linhas deste:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan deseja obter este relatório ASCII em um formato útil: uma linha por cliente, com Estado e CEP anexados ao restante das informações. Ele também quer zapear as 2 linhas inúteis. Obviamente, não queremos fazer tudo isso manualmente. Aqui está uma maneira de lidar rapidamente com a bagunça.

Com as fórmulas

  • Insira duas colunas em branco à esquerda dos dados.
  • Adicione uma linha de cabeçalho acima dos dados.
  • A coluna A é chamada de "sequência"
  • A coluna B é chamada de "RowType"
  • A coluna C é chamada de "Dados"
  • Coloque todos os títulos em negrito
  • A coluna A será usada para atribuir um número a cada registro lógico no relatório. Como este relatório tem 4 linhas físicas para cada registro lógico, precisamos que cada conjunto de 4 linhas tenha o mesmo número de registro lógico. Normalmente, insiro valores para o primeiro registro e, a seguir, desenho fórmulas para o segundo registro que podem ser copiadas para todo o relatório.
  • Em Células A2: A5, insira 1. Na Célula A6, insira = A5 + 1. Na célula A7, digite = A6. Copie A7 para A8 e A9. Agora você tem um conjunto copiável de fórmulas para o segundo registro lógico do relatório.
  • Selecione A6: A9 e pressione Ctrl C para copiar. Selecione A10: A2501 e pressione Ctrl V para colar.
  • A coluna B será usada para identificar se a linha particular é o primeiro, segundo, terceiro ou quarto segmento do registro lógico.
  • Nas células B2: B5, digite 1, 2, 3 e 4. Na célula B6, digite = B2. Copie a célula B6 de B7: B2501.

Depois de mudar para os valores

Agora que você tem números de sequência e tipos de linha para todos os seus dados, é necessário alterar as fórmulas para valores. Selecione A2: B2501. Editar> Copiar, Editar> Colar especial> Valores> OK.

Agora que os números de sequência e os tipos de linha foram atribuídos a todas as linhas, estamos quase terminando. Classifique os dados por Tipo de linha como chave primária e Sequência como chave secundária. Isso fará com que as 625 linhas superiores de cada registro flutuem até as células C2: C626. A 2ª linha de cada registro estará em C626: C1251. As linhas "inúteis" começarão no C1252 e podem ser excluídas. Mova as células C626: C1251 para a célula D2. Na célula E2, insira a fórmula =C2&D2. Você pode copiar esta fórmula de E2 para E626. Use o mesmo truque de Colar valor especial para mudar de fórmulas para valores, exclua as colunas AD e você terá seu resultado.

A partir daqui, você pode usar o assistente Texto para colunas para processar esses dados posteriormente

Você pode personalizar facilmente este procedimento para lidar com qualquer variedade de relatórios ASCII. Você precisa descobrir quantas linhas físicas impressas constituem um único registro lógico no relatório.

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