Esta dica é do meu amigo Derek Fraley, de Springfield, Missouri. Eu estava dando um seminário em Springfield e mostrando meus truques subtotais favoritos.
Para aqueles de vocês que nunca usaram subtotais, veja como configurá-los.
Comece verificando se seus dados estão classificados. Os dados abaixo são classificados por clientes na coluna C.
Na guia Dados, escolha Subtotais. A caixa de diálogo Subtotal sempre deseja subtotal pela coluna mais à esquerda. Abra a lista suspensa A cada mudança em e escolha Cliente. Certifique-se de que a caixa Usar Função esteja definida como Soma. Escolha todos os campos numéricos, conforme mostrado aqui.
Quando você clica em OK, o Excel insere um subtotal abaixo de cada grupo de clientes. Mas, mais importante, ele adiciona os botões Grupo e Estrutura de tópicos à esquerda da coluna A.
Quando você clica no botão # 2 Group and Outline, as linhas de detalhes são ocultadas e você fica com apenas as linhas de subtotal e o total geral. Este é um belo resumo de um conjunto de dados detalhado. Claro, neste ponto, os clientes aparecem em seqüência alfabética. Derek, de Springfield, me mostrou que quando os dados são recolhidos na visualização # 2, você pode classificar por qualquer coluna. Na figura abaixo, uma célula da coluna Receita está selecionada e você está prestes a clicar no botão de classificação ZA.
O principal cliente, Wag More Dog Store, chega ao topo do conjunto de dados. Mas não chega à linha 2. Atrás das linhas ocultas, o Excel realmente classificou um pedaço de registros. Todas as linhas de detalhe Wag More foram movidas junto com a linha de subtotal.
Se você voltar para a visão # 3, verá os registros de detalhes que vieram junto com a linha do subtotal. O Excel não reorganizou os registros de detalhes; eles permanecem em sua seqüência original.
Para mim, isso é surpreendente em duas frentes. Primeiro, estou surpreso que o Excel lide com isso corretamente. Em segundo lugar, é incrível que alguém tentasse isso. Quem poderia imaginar que o Excel lidaria com isso corretamente? Claramente, Derek de Springfield.
