Nota
Katie Sullivan é gerente de projeto da equipe do Microsoft Word. Para esta dica, eu entrego o pódio para Katie.
Enquanto os fãs do Excel às vezes alegam que o Word e o PowerPoint são aplicativos freeware que vêm com o Excel, há momentos em que o Microsoft Word oferece um recurso que o Excel não oferece. Nesses casos, faz sentido copiar seus dados do Excel, colar no Word, fazer o comando e depois copiar de volta para o Excel. Aqui estão alguns exemplos de técnicas que são mais bem utilizadas no Word do que no Excel.
Técnica 1: converta em superior, inferior, adequado
Se você tiver que converter de maiúsculas em minúsculas ou maiúsculas, o Word possui um atalho de pressionamento de tecla. Copie os dados para o Word e alterne o caso usando Shift + F3.
Técnica 2: adicionar marcadores
Se você deseja adicionar marcadores às células do Excel, é muito mais fácil no Word do que no Excel. Copie as células para o Word e aplique um estilo de marcador. Copie do Word e cole de volta no Excel. Pode ser necessário usar o ícone Reduzir recuo algumas vezes.
Dica
Se você tiver um intervalo de células que contém texto, selecione o intervalo e pressione Ctrl + 1 para abrir a caixa de diálogo Formatar células. Em seguida, na guia Número, escolha Personalizado na lista à esquerda. Clique na caixa Tipo e limpe tudo o que estiver lá. Mantenha pressionada a tecla alt = "" enquanto pressiona o 7 no teclado numérico. Deve aparecer uma marca. Digite um espaço e, em seguida, um @.
Técnica 3: visualizar e colorir fórmulas
Se você tiver uma fórmula muito longa, digamos, uma com 10 instruções IF aninhadas, poderá colar no Word e usar as cores e Shift + Enter para espaçar a fórmula para ajudar a entendê-la. (Uma réplica da equipe do Excel: você pode expandir a barra de fórmulas e usar Alt + Enter para dividir uma fórmula em várias linhas. Ou você pode usar o ótimo suplemento RefTreeAnalyser de Jan Karel Pieterse.
Técnica 4: SmartArt mais rápido
O Word oferece a opção Converter texto em SmartArt. Embora o Excel também ofereça SmartArt, ele não é muito útil, porque você precisa copiar as entradas uma de cada vez no painel SmartArt.
Técnica 5: extrair dados de um PDF
Digamos que alguém tenha uma pasta de trabalho do Excel e a salve como um PDF. Eles enviam para você. Isso é irritante e, obviamente, eles não querem que você reutilize os dados. Se você abrir o PDF no Acrobat Reader, copiar os dados e colar no Excel, ele se desdobrará em uma única coluna. Mas aqui está o segredo: primeiro cole esses dados no Word. As linhas e colunas serão coladas corretamente. Você pode então copiar do Word e colar de volta no Excel. (Se você está preso em uma versão anterior a 2013 do Office, eu recomendo Able2Extract.)
Os dados originais são mostrados abaixo à esquerda e você pode ver à direita como fica quando você cola diretamente do PDF para o Excel. Você pode ver que os dados “se desenrolam”, com B1: C1 indo para A2: A3 e assim por diante.
Cole os mesmos dados no Word.
Copie do Word e cole no Excel.
Os dados permanecem na ordem original. Você pode cancelar a aplicação do Word Wrap e ajustar as larguras das colunas para voltar aos dados originais.
Técnica 6: alterar a formatação de palavras no Excel
Se você tiver frases de texto no Excel, é possível selecionar uma palavra no modo Editar e alterar a cor dessa palavra. Mas alterar globalmente a cor de todas as ocorrências da palavra no Excel é entediante. Em vez disso, cole os dados no Word e pressione Ctrl + H. Mude de cachorro para cachorro. Clique em Mais >> e escolha Formato, Fonte. Escolha vermelho. Clique em Substituir tudo.
Copie do Word e cole de volta no Excel. A figura abaixo mostra o que você acaba fazendo.
Técnica 7: substituir mantendo a formatação do caractere
O Word também lida com um problema semelhante: substituindo o texto, mas deixando a formatação do texto como está. Abaixo está uma pesquisa sobre o melhor animal de estimação. Alguém destacou certas palavras no texto.
Use Ctrl + H para fazer um Find and Replace, como mostrado à esquerda. Quando você usa Substituir tudo, se uma frase foi alterada, seus formatos na célula serão perdidos. Na figura abaixo, o tachado permanece na primeira linha porque essa linha não tinha uma ocorrência da palavra cachorro e, portanto, não foi alterada.
Para manter a formatação no texto original, copie para o Word. Faça a substituição no Word. Copie do Word e cole de volta no Excel.
Obrigado a Katie Sullivan (uma gerente de projeto da equipe do Word!) Por contribuir com esta dica. Katie claramente prefere cachorros a gatos. Obrigado a Glenna Shaw e Oz du Soleil por contribuir com ideias para esta dica.
