Há décadas, algumas pessoas desejam uma maneira melhor de ter várias pessoas na mesma pasta de trabalho ao mesmo tempo. A antiga funcionalidade da pasta de trabalho compartilhada era estranha. As pessoas recorreram a apenas uma pessoa com acesso de escrita de cada vez ", o que fez com que alguém abrisse o arquivo e se esquecesse de fechá-lo antes de ir almoçar por duas horas e amarrar o arquivo o tempo todo.
Depois que o produto de planilha do Google começou a oferecer a capacidade de várias pessoas editarem a mesma planilha, a equipe do Excel passou mais de dois anos desenvolvendo um recurso que eles chamam de coautoria. O recurso foi lançado para clientes do Office 365 no verão de 2017.
O recurso funciona bem depois de configurado. Mas é difícil descobrir todas as etapas para permitir que várias pessoas usem o Excel em seus computadores em vez de algumas pessoas ficarem presas no Excel online.
Para começar, escolha uma pessoa para ser o proprietário da pasta de trabalho. Essa pessoa já deve ter uma pasta One Drive For Business ou SharePoint Online configurada. O proprietário do documento deve usar Arquivo, Salvar como e escolher salvar o documento no OneDrive ou no SharePoint Online.
O proprietário da pasta de trabalho clica no ícone Compartilhar no canto superior direito do Excel.
O painel Compartilhar pede que você convide pessoas por endereço de e-mail.
Mas se você olhar para a parte inferior do painel, você pode gerar um link de compartilhamento.
Gere um link de compartilhamento onde qualquer pessoa com o link pode editar a pasta de trabalho.
Copie o link e envie-o para outras pessoas de sua equipe.
O próximo passo é a parte chata. Ao seguir o link, eles serão levados como convidados para o Excel Online. A planilha aparecerá e eles podem editar no Excel Online. Conversei com pessoas de uma empresa que pararam neste ponto. Uma pessoa (o proprietário da pasta de trabalho) editava no Excel e todas as outras ficavam presas no Excel Online.
Cuidado
Conforme mostrado abaixo, o botão "Editar no navegador" é muito proeminente e é o que você provavelmente clicará. Desesperado, você pode tentar clicar em Download, mas isso remove a capacidade de co-autoria. Não tão óbvio no canto superior direito é o botão Sign In.
Para que os outros coautores usem a pasta de trabalho na versão real do Excel em execução em um PC, eles devem primeiro entrar no Excel online. Use as credenciais que são mostradas no Excel em Arquivo, Conta.
Depois de fazer login, o menu suspenso Editar pasta de trabalho é exibido. Abra o menu e escolha Editar no Excel. Esta é a única maneira de fazer com que todos sejam coautores e usem o Excel desktop real em vez do Excel Online.
Enquanto você e outras pessoas estão trabalhando em um documento, sua célula ativa será destacada em verde. As células ativas de outras serão de outras cores. Se você quiser saber quem está editando uma célula, passe o mouse sobre essa célula.
A coautoria funcionará bem, desde que todos evitem editar a mesma célula ao mesmo tempo.
Quando alguém (provavelmente seu gerente) mergulha para editar uma célula que você já está editando, um conjunto confuso de regras decide quem vence a edição. Em vez de lidar com essas regras, fique feliz porque a coautoria geralmente funciona e faça com que todos concordem em não editar a mesma célula ao mesmo tempo.
A coautoria é uma experiência totalmente nova. Existem coisas boas e ruins com as quais você precisa se acostumar quando for coautor.
