Tutorial do Excel: como contar itens em uma lista filtrada

Ao trabalhar com listas filtradas, você pode querer saber quantos itens estão na lista e quantos itens estão visíveis no momento.

Neste vídeo, mostraremos como adicionar uma mensagem no topo de uma lista filtrada que exibe essas informações.

Aqui temos uma lista de propriedades. Se habilitarmos a filtragem e filtrarmos a lista, o Excel exibirá a contagem de registros atual e total na barra de status abaixo. No entanto, se clicarmos fora da lista filtrada e novamente, essa informação não será mais exibida.

Vamos adicionar nossa própria mensagem no topo da lista que permanece visível.

A primeira coisa que faremos é converter nossa lista em uma tabela do Excel. Isso tornará mais fácil contar as linhas da lista.

Observe que o Excel nomeia automaticamente todas as tabelas. Vamos renomear essa tabela como "Propriedades", para tornar o nome mais significativo.

Para contar o total de linhas, podemos usar a função ROWS e simplesmente inserir = ROWS (Propriedades). Esta é uma referência estruturada que se refere apenas às linhas de dados na tabela de propriedades, o que é ideal para esse uso.

Em seguida, precisamos contar o número de linhas visíveis. Para fazer isso, usaremos a função SUBTOTAL. A função SUBTOTAL leva dois argumentos: um número, especificando a função a ser usada e uma ou mais referências.

SUBTOTAL pode realizar uma variedade de operações nos dados. E tem a interessante característica de poder incluir ou excluir valores ocultos. Neste caso, queremos contar apenas as células não vazias que são visíveis, portanto, precisamos do número de função 103. Quaisquer linhas ocultas pelo filtro serão ignoradas.

Para referência, usaremos uma referência estruturada que aponta para a primeira coluna da tabela. A primeira coluna é chamada de Endereço, então a inserimos como Propriedades (Endereço).

Agora, quando filtramos a tabela, vemos nossas fórmulas em ação.

Para encerrar, precisamos criar uma única mensagem que inclua as funções ROW e SUBTOTAL que acabamos de testar.

Primeiro, inseriremos nossa mensagem como "Mostrando X de Y propriedades". Em seguida, substituiremos X e Y pelas funções, usando o E comercial para concatenar ou unir as funções ao texto.

Agora podemos remover nossas fórmulas originais e testar a mensagem.

Você pode usar essa abordagem com qualquer tabela filtrada. Apenas certifique-se de fazer referência a uma coluna que sempre contém dados na função SUBTOTAL.