Mala direta para PDF do Excel - Notícias

Em 1º de janeiro de 2018, o salário mínimo na cidade de Nova York aumenta para $ 13,50. Isso significa que milhões de cópias do formulário LS 54S ou do formulário LS54 - Notificação e Reconhecimento de Taxa de Salário devem ser enviadas aos trabalhadores. O estado de Nova York fornece uma cópia em branco deste formulário como um PDF protegido por senha. Como você pode usar o Excel para preparar centenas desses documentos para seus funcionários?

Embora o processo para fazer uma mala direta do Excel para o Word tenha sido documentado em (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), você pode fazer uma mala direta do Excel para um PDF?

Fiquei surpreso ao ver que a melhor solução para esse processo é o Adobe InDesign! Mas, primeiro, deixe-me recapitular minhas duas tentativas fracassadas:

• Falha na tentativa 1: tentei replicar o formulário LS54 no Excel usando uma série de recortes de tela para envolver as células que conteriam os campos no Excel. Isso demorou uma eternidade e, quando impressos, os recortes de tela pareciam horríveis.

  

• Falha na tentativa 2: use o Adobe Acrobat. Você pensaria que a versão completa do Acrobat ofereceria uma maneira de preencher um formulário usando uma mala direta. Há uma opção Importar dados em Ferramentas, Formulários, Mais opções de formulário. Perdi tempo adicionando campos ao PDF, importei a planilha e depois fiquei desapontado ao descobrir que só conseguia preencher um formulário por vez. Escolha a linha 2 e eu poderia imprimir o primeiro funcionário. Mas então eu teria que escolher Linha 3, Imprimir, Selecionar Linha 4, Imprimir, Linha 5, Imprimir e isso nunca funcionará para 750 funcionários.

  

Resolvendo o problema usando Adobe InDesign

Aqui em, publicamos livros sob o Holy Macro! Impressão de livros. Nós assinamos o pacote Adobe Creative Cloud, que nos dá Photoshop, Lightroom, Acrobat e algo chamado InDesign. Verifique em sua empresa, é provável que alguém em seus departamentos de marketing ou criativo já tenha uma assinatura do Adobe Indesign.

Consegui resolver o problema em menos de uma hora usando o InDesign. Documentei as etapas aqui para simplificar seu processo.

• Parte 1: Converta o PDF protegido por senha em um gráfico

  1. Baixe o formulário LS54S de labor.ny.gov no formulário LS54S
  2. (Opcional) Amaldiçoar o estado de proteção do PDF com senha
  3. Converta o PDF em uma imagem. Se você tiver o Acrobat, use Arquivo, Exportar para, Imagem, JPEG.webp. Caso contrário, você pode usar a Ferramenta de Recorte no Windows para capturar o formulário. Certifique-se de que o Acrobat Reader esteja exibindo o formulário em 100%.

• Parte 2: Construa o documento no InDesign

  4. Abra o Adobe InDesign. Escolha Arquivo, Novo, Documento. A primeira etapa na caixa de diálogo Novo documento é clicar no segundo ícone em Orientação para tornar o documento paisagem. Altere as unidades para polegadas, largura para 11, altura para 8,5. Altere a margem superior para 0 e o InDesign tornará todas as margens 0.

     
  5. Clique duas vezes no lado direito de A-Master no painel de páginas

  6. No Windows Explorer, arraste o JPG.webp da etapa 3 e solte-o no Paste Board que está fora da Master Page. Se você é novo no InDesign, pensaria que deveria arrastar e soltar a imagem * dentro da página *, mas isso estaria errado. Estou compartilhando um truque que aprendi com Anne Marie “Her Geekness” Concepcion. Se você precisar se tornar um mestre no InDesign, deve contratar Anne Marie. Quando você solta a imagem na página mestra, você não pode obter as alças de redimensionamento. Em vez disso, solte a imagem fora da página mestra. Agora você tem acesso às alças de redimensionamento. Redimensione o documento para caber na página mantendo pressionada a tecla Shift enquanto arrasta a alça de redimensionamento superior esquerda para baixo. Quando o documento estiver um pouco menor que a página, arraste-o sobre a página-mestre do lado direito. Não se desespere por ter cortado metade do texto!

     
  7. Pressione meu atalho de teclado favorito de todos os tempos: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Isso fará com que a imagem inteira caiba no quadro recém-redimensionado. Eu conheço dezenas de teclas de atalho no Excel. Eu só conheço duas teclas de atalho no InDesign e Ctrl + alt = "" + Shift + E é uma delas. Fico totalmente intimidado pelo fato de o InDesign ter possivelmente 25 outras teclas de atalho como Ctrl + alt = "" + Shift + A a Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Parte 3: Preencha os campos fixos

  Existem alguns campos no formulário que serão iguais para todos os funcionários. Por exemplo, o nome da empresa pode ser o mesmo para todos. Aqui está como você adiciona algum texto à página-mestre no InDesign.

  8. Pressione a tecla F para iniciar o modo Quadro. Usando o mouse, desenhe um retângulo onde deseja que o texto fixo apareça. Inicialmente, este quadro terá um X nele.

     
  9. Clique com o botão direito no quadro recém-desenhado. No meio do longo menu de contexto, escolha Contexto, Texto.
  10. Pressione a tecla T para entrar no modo de entrada de texto

  11. Clique dentro da caixa e digite o texto fixo. Se você precisar alterar a fonte, selecione o texto e use o ícone “A” acima da tela para revelar as ferramentas dos personagens.

      

  12. Repita as etapas 8 a 11 para todos os outros campos que precisam ser constantes em todos os formulários. Isso é monótono. Obter uma moldura minúscula com um pequeno “X” de 9 pontos alinhado com as caixas de seleção não é divertido, mas pode ser feito. Se precisar mover ou redimensionar um quadro, você precisará selecioná-lo com a primeira ferramenta de seta à esquerda. É chamada de Ferramenta de Seleção (em oposição à Ferramenta de Seleção Direta, menos útil, que é a segunda seta na caixa).

      

  Dica profissional nº 1: selecione a primeira caixa. Ctrl + C para copiar. Ctrl + V para colar uma nova caixa no meio da página. Arraste a nova caixa para a posição. Isso é muito útil quando você obtém um X minúsculo nas caixas de seleção.

  Dica profissional nº 2: é difícil usar o mouse para colocar o “X” na posição correta. Depois que o quadro for selecionado, use as teclas de seta do teclado para empurrar o quadro para a posição.

  Dica profissional nº 3: todas as imagens no InDesign começam com uma aparência horrível. É um recurso, não um bug! Pense em um livro. Power Excel 2017 With possui 1400 imagens. O computador travaria se tentassem exibir todas as 1.400 imagens em alta resolução. Seu documento tem uma imagem e você provavelmente pode mostrar a imagem em alta resolução. Selecione a imagem clicando em algum espaço em branco do formulário. Clique com o botão direito e escolha Display Performance, High Quality Display. Presto! A imagem fica nítida.

  

• Parte 4: Preencha os dados no Excel

  Folha de cálculo sagrada! Levei todo esse tempo para chegar à parte da técnica do Excel.

  13. Coloque títulos simples de uma palavra na linha 1. Formate todos os campos de moeda como moeda ou você verá que $ 13,50 aparece como 13,5 no PDF mesclado. Percebo que já existe um cifrão no formulário, mas $ $ 13,50 parece melhor do que $ 13,5.
  14. Use Arquivo, Salvar como. Salve o documento como um arquivo Excel para editá-lo posteriormente.
  15. Use Arquivo, Salvar como. Salve o documento como Texto (delimitado por tabulação) (* .txt). Certifique-se de lembrar o caminho e o nome do arquivo para que possa localizá-lo mais tarde. Feche o arquivo no Excel ou receberá uma mensagem de erro na etapa 17.

• Parte 5: Voltar ao InDesign para adicionar campos de formulário

  16. No menu do InDesign, escolha Janela, Utilitários, Mesclagem de dados. Uma pequena janela de mesclagem de dados aparecerá flutuando em algum lugar acima do InDesign. Cada pequeno painel flutuante no InDesign tem um monte de comandos úteis escondidos atrás do que eles chamam de Menu do painel. Aqui está uma imagem do ícone do menu do painel:

      
  17. Abra o menu do painel no Data Merge. Escolha Selecionar fonte de dados. Procure e selecione o arquivo .TXT da Etapa 15. O painel de mesclagem de dados agora mostra os nomes dos campos da linha 1 da planilha. Em um mundo de arrastar e soltar, você pensaria que poderia arrastar esses campos para o seu formulário, mas não pode. Em vez disso, repita as etapas 8 e 9 para desenhar novos quadros onde deseja que esses campos vão. Faça as molduras bonitas e largas no caso de um de seus funcionários ser John Jacob Jinglebells III. Particularmente para os campos de pagamento e horas extras do LS-54S, você pode precisar alterar para 10 pontos para permitir que o quadro se ajuste.

  18. Clique dentro do quadro vazio para o Nome. No painel Data Merge, clique em Name. Presto! <> aparece no quadro. Repita para Salário e OT.

      
  19. Esta etapa é opcional, mas vale os sessenta segundos. Clique na caixa Visualizar na parte inferior esquerda do painel Mesclagem de dados. Você verá os dados do primeiro registro. Use os ícones de seta para a esquerda e direita na parte inferior do painel Data Merge para ver o próximo registro.
  20. Salve o arquivo do InDesign antes de fazer a mesclagem. Salvei meu documento neste momento e você pode baixá-lo aqui.

  Para recapitular, se você olhar o painel Pages, verá que está fazendo todo esse trabalho no lado direito da página A-Master. Mas você pode ver na miniatura que tudo na página Mestre está aparecendo na Página 1 do seu documento.

  

• Parte 6: Finalmente, a mala direta

  21. Há um ícone próximo ao topo do painel Data Merge que se parece com o lado número 4 de um dado. Este é o símbolo para Criar Documento Mesclado. Clique.

      

  22. Todas as configurações em Criar documento mesclado estão corretas. Clique OK.

      
  23. Você receberá uma de duas mensagens. Ou: “Nenhum texto Overset foi gerado” ou “Você tem texto Overset nestes registros”.

  No InDesign, as palavras “Texto Overset” significam que você tem mais caracteres do que cabem em um quadro de texto. Não encontrei nenhum equivalente do Reduzir para caber no Excel. Se eles disserem que você tem texto com excesso de tipos no registro 450, vá para a página 450 no Painel de Páginas e veja que você tem um funcionário com um nome muito longo. Volte para o lado direito da página A-Master e redimensione o quadro para esse campo.

  Neste ponto, você terá um grande documento no InDesign. No meu caso, tenho 114 páginas porque tinha 114 registros no arquivo Excel. Clique em qualquer página do painel Páginas para ver a página com os dados preenchidos.

  Algumas dicas: O menu do painel de mesclagem de dados oferece um comando Atualizar fonte de dados. Se você alterar o arquivo Excel subjacente e salvá-lo como um novo arquivo de texto, use o comando para obter as alterações. Você terá que repetir a etapa 21 para mesclar novamente.

• Parte 7: Exportar para um PDF para que você possa imprimir

  24. No menu Arquivo, escolha Predefinições de Adobe PDF (Impressão de alta qualidade). Escolha um caminho e um nome para o arquivo. Aceite todas as milhares de configurações na caixa de diálogo Exportar Adobe PDF. Clique OK

  Uma nota de conclusão aqui: na vida real, tínhamos 751 funcionários. Coloquei cada funcionário no arquivo duas vezes para que pudéssemos imprimir duas cópias para cada funcionário e ordená-los. O PDF de 1502 páginas resultante tinha milagrosamente apenas 2,48 MB de tamanho! De alguma forma, os assistentes da Adobe conseguiram salvar uma cópia da imagem e reutilizá-la indefinidamente. Minha primeira tentativa equivocada de fazer a mala direta usando o Excel produziu um arquivo PDF de 150 MB de aparência ruim que nunca poderia ser enviado por e-mail.

  Se você não conseguir encontrar uma cópia do InDesign ou se essas etapas parecerem muito intimidantes, contrate um consultor do Excel para fazer a mala direta em PDF para você.